1. Jaki okres realizacji projektu należy wpisać w przypadku 10-dniowego pobytu? Biorąc pod uwagę, że w ramach 10-dniowego projektu spędza się również dwa dni weekendu w miejscu, gdzie znajduje się instytucja przyjmująca, myślę, że musiałoby to być 12 dni. Czy należałoby również uwzględnić fakt, iż skoro pobyt rozpoczyna się w poniedziałek rano, przyjazd nastąpi w niedzielę, a z kolei wyjazd w sobotę, ponieważ pobyt kończy się w piątek po południu, a zatem to kolejne dwa dni, co daje 14 dni?

W projekcie mamy max. 10 dni roboczych  na wizytę –przy założeniu maksymalnego wyjazdy uwzględnić trzeba weekend plus ewentualne dwa dni na podróż (wyjazd dzień wcześniej i powrót dzień później) co daje nam 14 dni.

2. Czy znalezienie noclegu należy do mnie? Czy są co do tego jakieś wskazówki, szczególnie co do ceny?

Znalezienie noclegu należy do uczestnika (jednostki wysyłającej). Nie ma określonego standardu czy dodatkowych wymogów. Ograniczają nas jedynie wysokości diet/ryczałtów z rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej. Zwracamy koszty rzeczywiste, maksymalnie do kwot ujętych w rozporządzeniu (kraje mają różne stawki).

3. W jaki sposób mogę potwierdzić znajomość języka na poziomie co najmniej B2?

Na etapie rekrutacji wystarczy zaznaczyć znajomość języka. Przed oceną wniosków będę prosił o przesłanie drogą mailową potwierdzenia znajomości języka (skan certyfikatu, dyplomu itp. a jeśli nie ma żadnych dokumentów poświadczających, uczestnik będzie mógł uzyskać potwierdzenie znajomości języka obcego uzyskane w wyniku przeprowadzonego przez KSAP sprawdzianu).

4. Jednostki Przyjmujące – jak mają urzędy je pozyskiwać? Na jakim etapie KSAP włącza się w pomoc aplikantowi/urzędowi?

Sposobów może być kilka:
– już jest jakaś współpraca pomiędzy jednostkami (z wcześniejszych projektów), wtedy ścieżka jest już znana i nie ma z tym problemu
– znamy osoby z innych krajów (wspólnie byliśmy na konferencji, szkoleniu, wizycie studyjnej) – wtedy jest to nasza osoba kontaktowa, która może nas pokierować do odpowiednich osób i z nimi ustalamy szczegóły (oczywiście niekoniecznie uczestnik musi kogoś znać.  Wierzę, że w urzędzie jest ktoś, kto ma jakieś kontakty za granicą).

A jeśli już tak się zdarzy, że nikogo nie znamy, to wybieramy sobie kraj, do którego chcemy jechać (przeszukujemy internet i opracowania w poszukiwaniu podobnych wyzwań/rozwiązań) i piszemy do pokrewnej instytucji, że planujemy wizytę studyjną dotyczącą naszego problemu (opisujemy wyzwanie) i pytamy czy mieli podobne wyzwania i czy zgodzą się nas przyjąć na wizytę.
Jako KSAP nie włączamy się w poszukiwanie instytucji przyjmujących na żadnym etapie (to też może być kształcące dla uczestników i sprawia, że są odpowiedzialni za to, co robią). W przyszłym tygodniu zamieścimy na stronie projektu pismo w j. angielskim, że jest program Argonauci, że KSAP go realizuje, będzie informacja na czym program polega, kto go finansuje, że potrzebujemy listu intencyjnego z instytucji przyjmującej. Podobno niektóre urzędy za granicą wymagają formalnej informacji.

Później, po zakończeniu rekrutacji, będziemy pomagali dopracować programy zatwierdzonych wizyt.

5. W jakiej walucie uczestnik otrzymuje diety i zaliczkę na wyjazd? Co w przypadku kiedy posiadam tylko konto złotówkowe?

Po podpisaniu umowy na realizację wizyty studyjnej uczestnik otrzymuje na wskazany w umowie rachunek bankowy zaliczki na:

1. Diety pobytowe
2. Ryczałt na przejazd na/z lotniska
3. Ryczałt na przejazdy wewnętrzne
4. Ryczałt hotelowy

Powyższe zaliczki przekazywane są przez KSAP w wysokości określonej rozporządzeniem Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r.  w  sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz.U. z 2013 r. poz. 167).

KSAP wypłaca zaliczkę w walucie obcej, określonej w/w rozporządzeniem dla kraju, do którego udaje się uczestnik. Za zgodą uczestnika zaliczka może być wypłacona w walucie polskiej, w wysokości stanowiącej równowartość przysługującej pracownikowi zaliczki w walucie obcej, według średniego kursu złotego w stosunku do walut obcych określonego przez Narodowy Bank Polski z dnia wypłaty zaliczki.

Za zgodę pracownika na wypłatę zaliczki w walucie polskiej rozumie się sytuację, w której uczestnik w formie pisemnej zwróci się do KSAP z prośbą o wypłatę zaliczki w walucie polskiej (akceptowana jest forma mailowa na adres: argonauci@ksap.gov.pl). W przypadku gdy uczestnik wskaże jedynie konto złotówkowe, nie określając waluty, w której zaliczka miałaby być wypłacona, stosowany jest przepis § 20. 1. rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w  sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz.U. z 2013 r. poz. 167). W takiej sytuacji bank uczestnika dokonuje przeliczenia wpłaty zaliczki na walutę polską po stosowanym przez wspomniany bank w danym dniu kursie. Uczestnik powinien sprawdzić w swoim banku czy stosowany przez bank kurs jest dla niego korzystny. W ramach programu nie są  bowiem pokrywane koszty różnic kursowych.